RECHNUNGSWESEN

1. Rechnungsstellung:

• Erstellung und Versand von Rechnungen:
  • Erstellen und automatisierter Versand von Ausgangsrechnungen auf Basis der bereitgestellten Daten (Leistungen/Produkte).
  • Anpassung der Rechnungen an individuelle Anforderungen des Unternehmens (z. B. unterschiedliche Zahlungsbedingungen, Steuerregelungen).
• Verwaltung von Rechnungsdaten:
  • Pflege und Aktualisierung von Kundendaten, Zahlungsbedingungen und Produkten.
  • Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen (z. B. für Abonnements oder regelmäßige Dienstleistungen).
• Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung):
  • Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung elektronischer Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD, XRechnung).
  • Integration von Rechnungssoftware oder -tools in bestehende Unternehmensprozesse.

2. Rechnungsprüfung (Eingangsrechnungen):

Formale und inhaltliche Prüfung:

• Kontrolle der eingegangenen Rechnungen auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben (z. B. MwSt., Pflichtangaben).
• Prüfung, ob die Rechnungen mit den vereinbarten Preisen, Leistungen und Lieferungen übereinstimmen (z. B. anhand von Lieferscheinen oder Verträgen).

Abgleich mit Bestellungen und Lieferungen:

• Sicherstellen, dass eingehende Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen, Angeboten und Lieferungen übereinstimmen.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Rückfragen oder Abweichungen (z. B. bei falschen Rechnungsbeträgen).

Zahlungsfreigabe:

• Nach erfolgreicher Prüfung die Rechnungen zur Zahlung freigeben und entsprechende Dokumentation erstellen.
• Überwachung von Zahlungsterminen, um Skonto-Möglichkeiten zu nutzen oder Verzugszinsen zu vermeiden.

3. Mahnwesen und Forderungsmanagement:

Überwachung der Zahlungseingänge:

• Regelmäßige Überprüfung, ob offene Rechnungen fristgerecht beglichen wurden.
• Erstellung und Versand von Mahnungen bei überfälligen Zahlungen, um den Cashflow des Unternehmens zu sichern.

Verhandlungen bei Zahlungsdifferenzen:

• Unterstützung bei der Klärung von Unstimmigkeiten mit Kunden, wie z. B. fehlerhafte Rechnungen oder Unklarheiten über erbrachte Leistungen.

Mahnverfahren:

• Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens, wenn Zahlungen ausbleiben, und Unterstützung bei der Durchsetzung von Forderungen.

4. Berichte und Analysen:

Auswertung von Zahlungsströmen:

• Erstellung von Berichten zur Analyse des Zahlungsverhaltens der Kunden (z. B. Zahlungsmoral, Zahlungsausfälle).
• Unterstützung bei der Optimierung von Zahlungsfristen oder Rabattstrategien.

Liquiditätsplanung:

• Basierend auf den eingehenden und ausgehenden Rechnungen eine kurzfristige Liquiditätsplanung erstellen, um Engpässe zu vermeiden.

5. Digitale Lösungen und Automatisierung:

Einführung von Rechnungstools:

• Implementierung und Konfiguration von Software zur automatisierten Rechnungsstellung und -prüfung.
• Integration dieser Tools in ERP-Systeme oder Buchhaltungsprogramme.

Belegarchivierung und Dokumentation:

• Digitale Archivierung aller Rechnungen und Belege gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation für Steuerprüfungen.